Saber quando e como delegar é uma das pedras de toque de uma gestão eficaz do tempo no local de trabalho. Se é um gestor, deve lembrar-se de que é essa a sua função. Um gestor atinge objectivos coordenando as tarefas dos outros. Isto significa que uma delegação eficaz e eficiente é uma capacidade central de gestão. Permite-lhe tirar o maior partido da sua equipa, dando-lhe igualmente mais tempo a si para se concentrar nas suas prioridades. Além disso, promove o desenvolvimento das capacidades do seu pessoal e melhora a motivação da equipa. Nas organizações com poucos níveis hierárquicos, a delegação para níveis superiores e ao mesmo nível, bem como para níveis inferiores, é uma boa prática, estimulando as relações de cooperação.
Quando se delega, é importante considerar a dinâmica e a competência técnica do grupo. Algumas pessoas podem estar mais habilitadas do que outras a desempenhar determinadas tarefas. Também pode decidir propositadamente delegar tarefas que façam com que um membro da equipa se esforce mais. Embora, ao fazer isto, deva estar preparado para os erros, não deixa de ser uma forma útil de desenvolver as competências da sua equipa e de ganhar tempo para si no futuro. O tempo e o dinheiro que investir formando você mesmo uma pessoa ou mandando–a para um curso trará benefícios sob a forma de aumento da produtividade. Além disso, o amento de produtividade do seu departamento ou grupo de trabalho irá reflectir-se no seu estatuto de gestor (…).
É claro que tem de acreditar na capacidade dos seus colegas para desempenharem bem a tarefa. Evite a tentação de estar sempre a espreitar por cima do ombro para ver como estão a correr as coisas. Por outro lado, terá de dar alguma resposta e opinião na altura certa. Uma boa prática é estabelecer, em concordância com a pessoa a quem vai delegar o trabalho, datas de conclusão de tarefas, com bastante antecedência relativamente aos prazos oficiais de término do projecto. Além disso, deve ligar este aumento de responsabilidade a uma recompensa-financeira ou outra.
A delegação eficaz é mais uma arte do que uma ciência. Um pessoal motivado e um departamento mais produtivo far-se-ão notar em termos de gestão mais eficaz do tempo.
